L’auto-entrepreneur doit se plier à un ensemble d’obligations légales pour exercer son activité en toute légalité. Parmi ces obligations figure l’extrait Kbis, document incontournable pour assurer la transparence et la sécurité des transactions entre professionnels. Focus sur ce document clé et les autres impératifs légaux auxquels doit se conformer l’auto-entrepreneur.
Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce et constitue la « carte d’identité » de l’entreprise. Il contient en effet toutes les informations essentielles sur cette dernière, telles que :
- Sa dénomination sociale
- Son numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
- Sa forme juridique (SAS, SASU, SARL, etc.)
- Son capital social
- Son adresse du siège social
- La durée de vie de l’entreprise
- Le nom du représentant légal (gérant, président, etc.)
L’extrait Kbis est souvent exigé lors de démarches administratives, notamment pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou encore conclure des contrats avec des partenaires. Il sert de preuve de l’existence légale de l’entreprise et peut être demandé par les clients, fournisseurs ou autres prestataires pour vérifier la fiabilité de leur interlocuteur.
Les obligations légales de l’auto-entrepreneur en matière d’extrait Kbis
En tant qu’auto-entrepreneur, vous êtes soumis à certaines obligations légales concernant l’extrait Kbis. La première d’entre elles consiste à vous immatriculer au RCS si votre activité relève du commerce. En effet, depuis le 1er janvier 2016, tous les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale doivent obligatoirement s’immatriculer au RCS pour obtenir un extrait Kbis. Cette démarche est gratuite et peut être effectuée en ligne sur le site internet de la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) dont dépend votre entreprise.
Une fois immatriculé, vous devez mentionner votre numéro RCS sur tous vos documents commerciaux (devis, factures, etc.), ainsi que sur votre site internet si vous en possédez un. Les informations contenues dans l’extrait Kbis doivent être régulièrement mises à jour, notamment en cas de changement d’adresse du siège social ou de modification du capital social. Vous devrez alors effectuer une demande de modification auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Notez toutefois que si votre activité relève plutôt de la prestation de services (artisanale ou intellectuelle), vous n’aurez pas besoin d’un extrait Kbis. Vous devrez cependant vous immatriculer au Répertoire des Métiers (RM) pour les activités artisanales, ou à l’Urssaf pour les activités libérales.
Les autres obligations légales de l’auto-entrepreneur
Outre l’extrait Kbis, l’auto-entrepreneur doit se conformer à d’autres obligations légales pour exercer son activité en toute légalité :
- Obtenir un numéro SIRET : ce numéro unique d’identification est attribué par l’Insee lors de la création de votre entreprise. Il doit figurer sur tous vos documents commerciaux et administratifs.
- Ouvrir un compte bancaire dédié : depuis le 1er janvier 2015, il est obligatoire pour les auto-entrepreneurs de disposer d’un compte bancaire séparé de leur compte personnel afin d’y déposer les recettes liées à leur activité professionnelle.
- Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) : cette assurance est vivement recommandée pour couvrir les éventuels dommages causés à des tiers dans le cadre de votre activité.
- Déclarer et payer régulièrement vos cotisations sociales et fiscales : en tant qu’auto-entrepreneur, vous bénéficiez du régime micro-social simplifié qui vous permet de déclarer et payer vos cotisations chaque mois ou trimestre, en fonction de votre chiffre d’affaires réel.
En résumé, l’extrait Kbis est un document essentiel pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale. Il atteste de l’existence légale de leur entreprise et doit être régulièrement mis à jour. Outre l’extrait Kbis, les auto-entrepreneurs doivent satisfaire à d’autres obligations légales, telles que l’immatriculation au RCS ou au RM, l’obtention d’un numéro SIRET, la tenue d’un compte bancaire dédié ou encore la souscription d’une assurance RC Pro.